Gerenciar viagens corporativas e até mesmo planejar suas aventuras de lazer ficou muito mais simples e eficiente com a ajuda dos Online Booking Tools, ou OBTs. Essas ferramentas tecnológicas se tornaram essenciais para otimizar o processo de reserva de viagens, oferecendo uma ampla gama de recursos para empresas e viajantes independentes. Neste artigo, vamos explorar os diferentes tipos de OBTs disponíveis e entender por que vale a pena investir nessa tecnologia para a gestão de viagens.
Gerenciar viagens corporativas e até mesmo planejar suas aventuras de lazer ficou muito mais simples e eficiente com a ajuda dos Online Booking Tools, ou OBTs. Essas ferramentas tecnológicas se tornaram essenciais para otimizar o processo de reserva de viagens, oferecendo uma ampla gama de recursos para empresas e viajantes independentes. Neste artigo, vamos explorar os diferentes tipos de OBTs disponíveis e entender por que vale a pena investir nessa tecnologia para a gestão de viagens.
O que é OBT?
Online Booking Tool, ou OBT, é uma plataforma digital que permite a reserva e o gerenciamento de viagens de forma automatizada. Essas ferramentas são utilizadas tanto por empresas que buscam simplificar o processo de reserva de viagens corporativas quanto por indivíduos que desejam planejar suas férias de maneira eficaz.
Como o OBT funciona?
O funcionamento de um OBT é bastante simples e intuitivo. Os usuários acessam a plataforma, inserem os detalhes da viagem, como datas, destinos e preferências, e o sistema apresenta uma lista de opções de voos, hotéis, locações de veículos e outros serviços relacionados à viagem. Os usuários podem comparar preços, horários e comodidades para tomar decisões informadas.
Quais as vantagens de usar um OBT?
Usar um OBT traz inúmeras vantagens, tanto para empresas quanto para viajantes individuais:
- Economia de Tempo: O processo de reserva é simplificado, economizando tempo que normalmente seria gasto pesquisando opções em diferentes sites.
- Economia Financeira: OBTs muitas vezes oferecem tarifas especiais e descontos, resultando em economia financeira para empresas e viajantes.
- Gestão de Despesas: É mais fácil controlar os gastos e manter registros detalhados de todas as transações.
- Gerenciamento de Políticas: Empresas podem implementar políticas de viagem diretamente na plataforma, garantindo que os colaboradores sigam as diretrizes estabelecidas.
- Relatórios e Análises: OBTs geram relatórios detalhados, ajudando as empresas a analisar padrões de despesas e identificar áreas para economia.
Principais OBTs ao redor do mundo:
OBTs na América do Sul:
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Onfly :
Oferece uma plataforma completa para a gestão de viagens corporativas, incluindo reservas de voos, hotéis, locação de carros e relatórios detalhados de despesas.
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Hotéis :
Especializado em reservas de hotéis, o Hotelli simplifica a busca e reserva de acomodações para viagens corporativas.
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Milla:
Focado em viagens corporativas, o Milla oferece uma ampla gama de serviços de reserva e relatórios detalhados.
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Faixa de pagamento :
Uma solução para controle de despesas e reembolsos, facilitando o processo de gestão financeira de viagens corporativas.
OBTs na América do Norte:
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Ações de viagem:
Um OBT líder que oferece uma plataforma abrangente para viagens corporativas, incluindo reserva e gestão de despesas.
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Banco de viagem :
Especializado em gerenciamento de despesas de viagens, o TravelBank ajuda empresas a controlar seus gastos.
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Lola:
Uma plataforma de viagens corporativas que prioriza a experiência do usuário e a eficiência das reservas.
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Rocketrip:
Incentiva a economia de despesas de viagens, recompensando os colaboradores por tomarem decisões econômicas.
OBTs na Europa:
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Travelperk:
Um OBT líder na Europa, oferecendo reservas e gestão de despesas em uma plataforma intuitiva.
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Comtravo:
Uma solução alemã que combina tecnologia e atendimento personalizado para viagens corporativas.
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Egencia:
Uma subsidiária da Expedia, o Egencia oferece uma ampla gama de serviços de viagens corporativas.
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Taptrip:
Um OBT baseado no Reino Unido que prioriza a simplicidade e a transparência nas reservas.
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Rydoo:
Oferece uma solução completa para viagens corporativas, incluindo relatórios detalhados e integrações de despesas.
OBTs na Ásia:
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Travelstop:
Um OBT que atende à região da Ásia, oferecendo reservas, gestão de despesas e relatórios detalhados.
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Gett:
Especializado em reserva de transporte, o Gett simplifica a locação de carros e traslados.
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Yatya:
Uma plataforma de viagens corporativas que atende à região da Ásia, oferecendo uma variedade de serviços de reserva.
OBT na Oceania:
- CTM:Uma empresa global de gerenciamento de viagens que atende à região da Oceania, oferecendo uma variedade de serviços de viagens corporativas.
Como escolher a melhor opção de OBT para o seu negócio?
Escolher a melhor opção de Online Booking Tool (OBT) para o seu negócio é uma decisão importante, pois impactará diretamente na gestão de viagens corporativas da sua empresa. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a selecionar a melhor OBT para atender às necessidades do seu negócio:
- Avalie Suas Necessidades e Objetivos:
Comece identificando claramente quais são as necessidades e objetivos da sua empresa em relação às viagens corporativas. Considere o volume de viagens, o tamanho da equipe, os destinos mais comuns e os principais desafios que você deseja resolver. - Faça uma Pesquisa de Mercado:
Realize uma pesquisa de mercado para identificar as opções de OBT disponíveis. Existem muitos provedores no mercado, e cada um pode oferecer recursos e preços diferentes. Consulte análises, revisões e classificações de outros usuários para obter informações sobre a reputação de cada OBT. - Identifique Recursos Essenciais:
Liste os recursos que são essenciais para o seu negócio. Isso pode incluir funcionalidades como reserva de voos, hospedagem, aluguel de carros, relatórios de despesas, integração com sistemas de gestão de despesas e políticas de viagem personalizáveis. - Avalie a Usabilidade:
A usabilidade é fundamental. Teste as interfaces de usuário das diferentes OBTs para garantir que sejam fáceis de usar tanto para os viajantes quanto para os gestores de viagens da sua empresa. A eficiência no processo de reserva é crucial. - Integração com Sistemas Existentes:
Verifique se o OBT pode ser facilmente integrado com outros sistemas que a sua empresa já utiliza, como sistemas de gestão de despesas ou sistemas de recursos humanos. A integração suave economizará tempo e esforço. - Políticas de Conformidade:
Certifique-se de que a OBT oferece recursos para aplicar políticas de conformidade da empresa, como limites de gastos e aprovações de viagem. Isso ajudará a manter o controle dos gastos e a garantir que os funcionários sigam as políticas da empresa. - Suporte e Treinamento:
Avalie o suporte ao cliente oferecido pelo provedor de OBT. Um bom suporte é fundamental para resolver problemas rapidamente. Além disso, verifique se eles oferecem treinamento para os usuários da sua empresa. - Custo e Escalabilidade:
Considere o custo da implementação e do uso contínuo do OBT. Verifique se os preços são escalonáveis e se encaixam no orçamento da sua empresa à medida que ela cresce. - Segurança e Conformidade:
Certifique-se de que o OBT atende aos padrões de segurança e conformidade relevantes, especialmente se a sua empresa lida com informações confidenciais ou regulamentadas. - Teste e Avaliação:
Antes de tomar uma decisão final, teste a OBT escolhida com uma equipe de amostra para avaliar sua funcionalidade e adequação às necessidades da sua empresa.
Lembre-se de que não existe uma solução única que atenda a todas as empresas, pois cada organização tem necessidades específicas. Portanto, escolher a melhor OBT envolve uma análise cuidadosa das opções disponíveis e uma correspondência com os requisitos exclusivos do seu negócio. Consultar fornecedores, especialistas em viagens corporativas e colegas do setor também pode fornecer insights valiosos durante o processo de seleção.
Vale a pena investir em um sistema OBT na minha empresa?
Definitivamente, sim. O investimento em um OBT pode resultar em economia significativa de tempo e dinheiro, além de melhorar a conformidade com as políticas de viagem da empresa.
Em resumo, investir em um sistema OBT pode ser uma escolha inteligente para empresas que realizam muitas viagens corporativas e desejam melhorar o controle de gastos, a conformidade com políticas e a eficiência no processo de reserva. No entanto, é importante realizar uma análise cuidadosa das necessidades da sua empresa e avaliar os custos e benefícios antes de tomar uma decisão.
Qual o benefício de uma solução com OBT próprio?
O principal benefício de uma solução com um OBT (Online Booking Tool) próprio é o controle total sobre a plataforma. Isso permite que a empresa personalize a ferramenta de acordo com suas necessidades específicas e políticas de viagem, garantindo maior eficiência na gestão de viagens corporativas e adequação às demandas da organização. Além disso, ter um OBT próprio muitas vezes resulta em economia a longo prazo, pois elimina a necessidade de depender de soluções de terceiros e pode levar a melhores negociações com fornecedores de viagens.
Quais são os diversos tipos de OBTs para viagens corporativas?
Os OBTs variam desde ferramentas abrangentes que cobrem todas as etapas da viagem até soluções mais especializadas focadas em áreas específicas, como gestão de despesas.
Qual modelo é a melhor opção?
A melhor opção depende das necessidades da sua empresa, mas muitas empresas optam por OBTs abrangentes para uma gestão completa de viagens.
Como se dá a implantação do OBT na empresa?
A implantação de um Online Booking Tool (OBT) em uma empresa envolve várias etapas para garantir que a transição seja suave e que a plataforma seja efetivamente integrada aos processos de viagens corporativas. Aqui estão as etapas gerais para a implantação de um OBT:
- Avaliação de Necessidades:
Primeiro, a empresa precisa avaliar suas necessidades de viagens corporativas. Isso envolve entender os tipos de viagens que os funcionários realizam, as políticas de viagens existentes e os objetivos da empresa em relação às viagens. - Seleção do OBT:
Com base nas necessidades identificadas, a empresa seleciona um OBT que atenda aos seus requisitos. Isso envolve a pesquisa de diferentes fornecedores de OBT, avaliação de recursos e custos, e a escolha do melhor OBT para a empresa. - Configuração e Personalização:
O próximo passo é configurar o OBT de acordo com as políticas de viagens da empresa. Isso pode incluir a definição de limites de gastos, políticas de reserva e preferências de fornecedores. - Treinamento e Educação:
Os funcionários que serão responsáveis por usar o OBT precisam ser treinados. Isso pode envolver a realização de sessões de treinamento para garantir que eles saibam como usar a plataforma de forma eficaz. - Integrações:
Se a empresa utiliza sistemas de gestão de despesas (Expense Management Systems) ou outras ferramentas relacionadas a viagens, é importante integrar o OBT a esses sistemas para facilitar o acompanhamento e a prestação de contas das despesas. - Comunicação Interna:
É importante comunicar a todos os funcionários sobre a implementação do OBT e fornecer orientações sobre como usá-lo. Isso pode incluir a criação de documentos de orientação ou recursos de suporte. - Testes e Validação:
Antes de lançar o OBT para uso geral, é aconselhável realizar testes internos para garantir que tudo funcione conforme o esperado. Isso pode incluir a reserva de viagens de teste e a revisão dos processos. - Lançamento e Suporte Contínuo:
Após a validação bem-sucedida, o OBT pode ser lançado para uso geral. A empresa deve fornecer suporte contínuo para os usuários, esclarecendo dúvidas e resolvendo problemas que possam surgir. - Monitoramento e Avaliação:
A empresa deve monitorar o uso do OBT e avaliar sua eficácia. Isso pode envolver a análise de relatórios de despesas, feedback dos funcionários e ajustes contínuos nas configurações e políticas. - Melhorias Contínuas:
Com base no monitoramento e na avaliação, a empresa deve fazer melhorias contínuas no uso do OBT, ajustando políticas, processos e configurações conforme necessário.
A implantação de um OBT pode levar algum tempo, mas, quando feita corretamente, pode simplificar e otimizar significativamente o processo de gestão de viagens corporativas, economizando tempo e dinheiro para a empresa. É importante envolver todas as partes interessadas, desde funcionários que reservam viagens até a equipe de TI e a alta administração, para garantir o sucesso da implantação.
Qual o valor para contratar uma OBT?
O valor médio de um Online Booking Tool (OBT) pode variar amplamente dependendo do fornecedor, das funcionalidades oferecidas e do número de usuários ou da escala da empresa. Em média, os custos anuais por usuário para uma solução de OBT variam de aproximadamente US$ 50 a US$ 1500 ou mais por ano.
Aqui estão alguns fatores que influenciam o custo de um OBT:
- Escala da Empresa: Empresas maiores com mais usuários geralmente pagarão mais pelo OBT, pois precisam de licenças para todos os funcionários que usarão a plataforma.
- Funcionalidades: O custo pode variar dependendo das funcionalidades específicas oferecidas pelo OBT. Soluções mais completas e personalizadas geralmente tendem a ser mais caras.
- Integrações: Se o OBT precisar ser integrado a outros sistemas da empresa, como sistemas de gestão de despesas ou sistemas de recursos humanos, isso pode afetar o custo.
- Suporte: O suporte técnico oferecido pelo fornecedor também pode influenciar o custo. Alguns OBTs oferecem suporte premium, que pode ser mais caro.
- Personalização: Se a empresa deseja uma solução OBT personalizada com recursos exclusivos, isso geralmente custará mais do que uma solução fora da prateleira.
- Taxas de Transação: Alguns OBTs cobram taxas adicionais com base no número de transações de reserva feitas através da plataforma.
É importante notar que os preços exatos variam de acordo com o fornecedor e as negociações específicas com a empresa. Antes de adquirir um OBT, é aconselhável entrar em contato com vários fornecedores, obter cotações e avaliar qual OBT atende melhor às necessidades da sua empresa em termos de funcionalidades e orçamento. Além disso, considere o retorno sobre o investimento (ROI) que a plataforma pode oferecer em termos de economia de tempo, eficiência e conformidade com políticas de viagem.
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